SynDesk-Modul
Vertragsverwaltung

In fast allen Abteilungen finden sich immer wieder Berührungspunkte mit unterschiedlichen Verträgen wieder. Dabei wird aber immer wieder vergessen, dass eine saubere Dokumentation sowie ordnungsgemäße Ablage absolut notwendig ist. Erst durch eine wirklich gut geregelte Systematik kann sichergestellt werden, dass kein Vertrag fehlt, sobald er benötigt wird und auch keine Inhalte aufgrund unsystematischer Ordnungen untergehen oder übersehen werden. Die SynDesk Vertragsverwaltung bietet dir eine webbasierte Plattform, die dir die Möglichkeit bietet dezentral alle notwendigen Bereiche mit in diese Prozesse einzubinden. Mit der Vergabe unterschiedlicher Lese- und Schreibberechtigungen sind die Verträge selbstverständlich auch vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Für eine gute Übersichtlichkeit und eine schnelle Auffindbarkeit werden neben den eingescannten Dokumenten auch kompatible Schlagwörter hinterlegt. Dadurch werden wichtige Metadaten wie Vertragsbeginn, Vertragsende, Vertragsart, Dauer, Fristen, Erinnerungen, Kosten uvm. erfasst. So hast du immer die Möglichkeit schnell und einfach nach aktuell benötigten Informationen zu suchen. Natürlich kannst du ganz nach Bedarf auch eigene, individuelle Kategorien definieren und neue Metadaten hinzufügen. So hast du immer unmittelbar all das zur Verfügung, was du auch gerade brauchst.

Es gehören noch andere, spezifische Dokumente zu einem Vertrag? Kein Problem, an alle Verträge lassen sich ganz einfach weitere, relevante Dokumente anhängen. So können Dokumentationen wie Gesprächsprotokolle, E-Mails, Bilder oder weiterführenden Schriftverkehr dem jeweiligen Vertrag beigefügt werden. Kommentare und Bemerkungen sind ebenso schnell vermerkt. Im Ernstfall hast du so gleich alle wesentlichen Unterlagen beisammen. Natürlich lassen sich alle Verträge auch versionieren und archivieren.

Vor Ablauf von Fristen erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail. Das verschafft dir genügend Zeit, um entsprechend zu reagieren. So verpasst du garantiert nie wieder eine Kündigungs- oder Verlängerungsfrist.

Natürlich darf nicht jeder Mitarbeiter auch jeden Vertrag einsehen. Wer welchen Vertrag wann ansehen darf, lässt sich daher mit der Funktion der Rechteverwaltung festlegen. Mit der Definition sogenannter GF-Dokumente, machst du so bestimmte Verträge auch nur für einen ganz bestimmten Personenkreis zugänglich.

Ist der Rechner defekt oder sogar verloren gegangen? Das ist kein Grund zur Sorgen. Der Computer kann ohne Probleme ersetzt werden und der entspreche Mitarbeiter ist sofort wieder einsatzfähig. Der virtuelle Schreibtisch sorgt so für fortlaufende Arbeitseffizienz auch im Schadensfall.